Spis treści
Kompleksowe przeprowadzki biur wymagają starannego zaplanowania i koordynacji, jeśli mają w szybszym tempie na nowo zapewnić płynne działanie firmy. Każdy etap procesu, od inwentaryzacji po organizację przestrzeni, musi być przemyślany, aby uniknąć przestojów i zagwarantować pracownikom sprawny powrót do obowiązków. Ile kosztuje przeprowadzka biura? Nad tym pytaniem zastanawia się wielu pracodawców, dlatego w dzisiejszym wpisie omówimy jej koszta i właściwe etapy realizacji.
Przeprowadzki biur – kluczowe etapy
Przeprowadzki biura wiążą się nie tylko z fizycznym przemieszczeniem mebli i sprzętu, ale także reorganizacją działalności firmy. Poniżej znajdują się jej kluczowe etapy:
- Planowanie i harmonogram
- Komunikacja
- Inwentaryzacja
- Wybór firmy przeprowadzkowej
- Przygotowanie nowego biura
- Dzień przeprowadzki
- datę zakończenia umowy najmu w starym biurze,
- datę rozpoczęcia i zakończenia przeprowadzki,
- datę wprowadzenia się do nowego biura.
Pierwszy etap – planowanie i organizacja
Kompleksowe przeprowadzki biur rozpoczynają się od stworzenia szczegółowego planu, czyli wyodrębnienia kluczowych dat. Zalicza się do nich terminy zakończenia umowy najmu w obecnym biurze i wprowadzenia się do nowego. Na tym etapie należy także ustalić budżet na przeprowadzkę, który uwzględnia koszty transportu i ewentualny zakup nowych mebli i sprzętu do biura. Niekiedy trzeba się również liczyć z wydatkiem na drobne remonty. Ogólnie przy kompleksowych przeprowadzkach biur etap planowania wymaga:
- opracowania harmonogramu,
- ustalenia budżetu wraz z przewidzeniem dodatkowych kosztów,
- wyznaczenia zespołu projektowego.
Ostatni punkt odnosi się do stworzenia zespołu, który będzie odpowiedzialny za koordynację przeprowadzki. Pracodawca może przydzielić konkretne zadania poszczególnym członkom. Wyznaczony zespół projektowy powinien składać się z przedstawicieli różnych działów firmy, ponieważ to pozwoli uwzględnić wszystkie aspekty działalności. Należy również wyznaczyć lidera zespołu. Przy przeprowadzkach biur taka osoba nadzoruje cały proces, jak również ma możliwość komunikowania się z zewnętrznymi usługodawcami.
Komunikacja – kontakt z pracownikami i kontrahentami
Kompleksowe przeprowadzki biur wymagają od pracodawcy komunikacji z pracownikami i interesariuszami, aby zostały przeprowadzone skutecznie. Jeśli szef bądź osoba do tego upoważniona zapewni im w tym zakresie bieżące informacje, to znacznie upłynni się proces „przeniesienia firmy” do nowego miejsca. W przypadku pracowników warto:
- zorganizować spotkanie lub wysłać e-mail z informacją o przeprowadzce, podając kluczowe daty i powody zmiany lokalizacji,
- dawać im regularne aktualizacje o postępach w przygotowaniach do przeprowadzki, aktualizując harmonogram,
- poinformować ich o wytyczeniu zespołu projektowego.
- danie im oficjalnych zawiadomień,
- aktualizację informacji na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych, na wizytówkach, w materiałach marketingowych i w podpisach e-mailowych,
- wysłanie personalizowanych e-maili do kluczowych klientów i partnerów biznesowych z zapewnieniem, że przeprowadzka nie wpłynie na jakość świadczonych usług.
Inwentaryzacja i wybór firmy przewozowej
Wykonanie inwentaryzacji mebli, urządzeń czy materiałów to ważna część kompleksowych przeprowadzek biur. Warto się zastanowić, czy wszystkie rzeczy są potrzebne, gdyż jest to doskonała okazja do pozbycia się tych niepotrzebnych lub zużytych. Takie działanie pozwoli zminimalizować ilość przedmiotów do transportu i tym samym zredukować koszty. Z kolei przy wyborze firmy oferującej przeprowadzki biur należy się upewnić, że zapewni ona nie tylko terminowy przewóz wszystkich rzeczy, ale wypakuje je odpowiednio do pokoi. Aby tak się stało trzeba zadbać o staranne oznakowane firmowych mebli, systemów i akcesoriów.
Przygotowanie nowego biura i przeprowadzka
Etap przygotowania nowego biura skupia się na ustaleniu odpowiedniego rozmieszczenia stanowisk, sal konferencyjnych czy przestrzeni gospodarczych. Dodatkowo jeszcze przed realizacją przeprowadzki biur należy zorganizować instalację infrastruktury, takiej jak sieć komputerowa, linie telefoniczne, systemy zabezpieczeń i oświetlenie. Warto umówić terminy na montaż systemów klimatyzacji i ogrzewania. Dzięki działaniom przygotowawczym dzień kompleksowych przeprowadzek biur skupia się na nadzorowaniu czynności pracowników firmy transportowej i zgodnej z planem relokacji urządzeń.
Ile kosztuje przeprowadzka biura?
Nie można ustalić dokładnego kosztu przeprowadzek biur, ponieważ składa się na nie zbyt dużo czynników. Na ostateczną cenę wpływa kilka aspektów – jeden z nich to wielkość biura i ilość przedmiotów do przetransportowania. Im więcej pracowników zatrudnia dana firma, tym więcej biurek, krzeseł, komputerów i mebli jest do przewiezienia. Ponadto koszt wzrasta, jeśli transport dotyczy też wielkogabarytowych urządzeń, w tym drukarek. Odległość między starą a nową lokalizacją również jest kluczowa przy oszacowywaniu cen kompleksowych przeprowadzek biur – im dalej, tym drożej. Aby redukować koszty, wiele firm decyduje się na relokację w standardowych godzinach pracy, zwłaszcza jeśli pracownicy mogą pracować zdalnie. Oferta nocnej lub weekendowej przeprowadzki biura zazwyczaj jest droższa.
Przeprowadzki biur – dodatkowe koszty
Zakup dodatkowego ubezpieczenia na czas transportu również podwyższa koszty realizacji kompleksowych przeprowadzek biur. Cena wzrasta także wraz z koniecznością nabycia specjalistycznych materiałów zabezpieczających oraz wynajmem podjazdów, podnośników i wózków widłowych. Dlatego dokładne zaplanowanie harmonogramu i oszacowanie budżetu wraz z przygotowaniem się na dodatkowe koszty zminimalizuje stres związany z procesem. W starannie opracowanym planie przeniesienia firmy nie znajdzie się nic zaskakującego dla pracodawcy. Powołanie zespołu projektowego również usprawnia procesy kompleksowych przeprowadzkach biur.
